El sistema de Administración de servicios y portal del chofer, permite al departamento de planificación/explotación de una empresa de transporte de viajeros por carretera, configurar y definir todos aquellos aspectos que tienen que ver con la puesta en marcha y funcionamiento del servicio.
La puesta en marcha y funcionamiento del servicio se divide en tres fases: la definición de la oferta, la definición del plan de trabajo que cubra dicha oferta y la asignación de recursos al plan de trabajo.
- La definición de la oferta se realiza en base al análisis de la demanda y está compuesta por el conjunto de expediciones/viajes que la empresa debe realizar. Gestiona tanto la parte física como la parte lógica de la Red de Transporte, es decir, incluye las paradas y trayectos que pueden componer los diferentes trazados de las líneas, así como aquellos atributos asociados a éstos que dependen de la propia realización del viaje: tiempos de recorridos, nombres, tiempos de carga, horarios, etc.
- En la definición del plan de trabajo, el sistema se encarga de crear las hojas de servicio, que son las operaciones que debe realizar un chofer y un vehículo durante una jornada laboral: cuándo comienza el servicio, cuándo finaliza, el conjunto de viajes que se debe hacer, si se deben hacer paradas operativas o repostajes durante el servicio. Las hojas de servicio que conforman un plan de trabajo se confeccionan tratando de minimizar conceptos tales como las horas extras, dietas, horas nocturnas, el traslado de vehículos en vacío, así como el conjunto de recursos a utilizar en la realización de este plan de trabajo.
- En el proceso de asignación de recursos al plan de trabajo definido, se organizan las hojas de servicios en órdenes de trabajo, las cuales se pueden planificar por sector para ser asignadas en un periodo de tiempo determinado a los conductores. Dicha asignación puede estar sujeta a criterios de convenio o realizarse de forma directa en el departamento de planificación. Por ejemplo, las asignaciones de los choferes a la orden de trabajo pueden seguir el criterio de antigüedad en la empresa, controlando, en cualquier caso, que ningún servicio pueda quedarse sin asignar.
Con la asignación del plan de trabajo, el servicio del chofer se encuentra totalmente planificado. Esa planificación puede ser por periodo (mensual y semanal) o en corto (diarias) para solventar incidencias como bajas por enfermedad o intensificaciones que se originan en el día a día, y poder gestionar así los servicios descubiertos o de refuerzo que puedan aparecer. Asimismo el sistema permite clasificar los choferes para realizar tareas específicas, como pueden ser conductores perceptores, retenes o conductores del equipo volante, así como planificar sus periodos de vacaciones.
Las asignaciones se comunican al colectivo de choferes mediante el portal del chofer, el cual permite el acceso a dicha información interna desde Internet y mediante dispositivos móviles. A través de dicho portal, los choferes pueden realizar también otras actividades: solicitud de cambio de residencia, consulta de comunicados, calendarios de vacaciones, consulta de horas extras realizadas.